断り上手は、コミュニケーション上手

皆さん、こんにちは
東京都町田市の就労移行支援事業所ルミノーゾ町田シバヒロ前の古木と申します。
やわらかな春光に心躍る季節となりましたが、皆様、お変わりなくお過ごしでしょうか？

さて今回のお題は・・・
先日、実施し好評だったプログラム、「ビジネスにおける上手な断り方」　です。

仕事や友人関係など、様々な人つきあいのシーンにおいて、相手からのお願いを上手に断る事が出来ず、困ってしまったという経験はありませんか。

ここでは、ビジネス上で相手に不快感を与えず、良好な人間関係を維持できるような、上手な断り方のポイントをご紹介します。

Ⅰ：断れない人ってどんな人？(ビジネスシーン)

何か頼みごとをされた時、自分にとって都合が悪いにも関わらず引き受けてしまう人が、「断れない人」です。例えばこんなケースありませんか？

• 食事や飲み会に誘われると、疲れていて行きたくなくてもOKしてしまう。
• 大事な用事があっても、残業を頼まれると、引き受けてしまう。
• 会社の同僚に「お金を貸してほしい」と頼まれるとつい貸してしまう。
• 飲み会の幹事を頼まれると断れない。

Ⅱ：断れない人の特徴とは？

• 根が真面目
• 人に頼ることが苦手
• 気弱で受け身
• 優しく思いやりがある
• 責任感がある

Ⅲ：断れるようになるための方法は？

小さな事から断っていく

たとえば、街中でのチラシ配りやアンケート、お店からの売りこみなどを断ってみましょう。

自分がどんな依頼を断りたいと思っているのかを把握するために、紙に書き出してみましょう。

その中で自分にとって断る負担が少ないものを選び、次に頼まれた時は断るようにしてみて下さい。

小さな事を断る練習が、徐々に断る事に慣れ、抵抗が少しずつ無くなっていきます。

すぐには返答できないと言う

その場で断ることができない場合は、時間を置いてから返答するようにしておきましょう。

一度時間を置くことで、断る理由を考えたり、落ち着いて対応することができます。

「急には返答できない」、「少し時間下さい」といった具合に断りを入れてみましょう。

普段から自分の意見をアウトプットするように癖づけておく

普段から別の場所で自分の意見や考えを発信するクセをつけておく事によって、考えを述べる事への抵抗感を薄めることができます。

具体的には、ノートに気持ちを書いたり、SNSやブログで自分の意見を発信してみるなど。

Ⅳ：ビジネスシーンにおける断り方のポイント

ポイント1:断るときはできるだけ早めに

仕事の依頼や頼みごとをどうしても断らなければいけない場合は、早めに対応しましょう。

相手の立場で考えると、頼みごとを断られてしまった場合、別の人に依頼するか、スジュール調整をしなければなりません。

無理な場合はできるだけ早めに回答することで、相手の負担を軽減させることができます。

ポイント2:自身の状況を開示する

自分の状況を簡潔に伝え、断らざるをえない状況を理解してもらう事が大切です。

今すぐは無理でも数時間後であれば、大丈夫な時は、それをしっかり伝えましょう。

自分の状況を開示することで、上司や先輩の協力を得られたり、自分が抱えている負担が軽減されるかもしれません。

ポイント3:きちんと理由を説明する

断る理由をきちんと説明するのも、相手を不快にさせないコツです。

ただし、「人と会う約束あるので」、「今お財布がピンチなので」、「用事があって」など、誰が聞いても仕方がないと思える理由を用意しましょう。

ポイント4:代替案を伝える

代替案を示すのも、相手との関係を良好に保つポイントです。例えば仕事依頼を断る時は、「今日は時間的に厳しいので、明日以降でもよろしいでしょうか」などの代替案を示し、相手に判断してもらうと角が立ちません。

ポイント5:相手への気づかいを忘れずに

誘いや仕事の依頼が来るのは相手から必要とされている証拠です。もしあなたにとって迷惑な誘いであったとしても、誘ってくれたことへの感謝の気持ちを忘れてはいけません。

 

Ⅴ:仕事の上手な断り方

上手な断り方をするには、便利な公式があります。このパターンにあてはめるとスムーズに断ることができます。

上手な断り方の公式（ポジティブでネガティブを挟むポジティブのサンドイッチ）

❶感謝⇒❷できない理由⇒❸クッション言葉＋断る⇒❹代替案or次に繋げるトーク

【断りフレーズの例】

感謝～まず感謝して肯定的に受け止める。

• お誘いいただきありがとうございます。
• ご配慮いただきありがとうございます。
• ご意見いただきありがとうございます。
• ご検討いただきありがとうございます。

できない理由～しっかり自分の考えを伝える。

• 予定が入っており
• 体調がすぐれないため
• 人と会う約束があり
• 急ぎの仕事が終わっていなくて
• 仕事が立て込んでいるため
• どうしてもはずせない用事があり

クッション言葉＋断る～冒頭にクッション言葉を添えて断る。

≪クッション言葉≫

• 大変残念ですが
• せっかくではございますが
• 大変申し訳ございませんが
• 誠に勝手を申しますが
• ご迷惑をおかけしますが
• 大変心苦しいのですが

≪断る≫

• お断りいたします。
• ご意向に沿う事ができません。
• お受けできません。
• ご辞退させていただきます。
• ご遠慮させていただきます。
• お気持ちだけ頂戴いたします。
• 見送らせていただきます。
• 都合がつきません。

代替案or未来に繋げるトークで締める～埋め合わせしたい気持ちを伝える。

• また別日にお願します。
• 今後ともよろしくお願いいたします。
• 明日ならできますがいかがでしょうか
• 次回は是非ともよろしくお願いします。
• 〇月〇日はいかがでしょうか
• 次回はぜひ参加させていただきます。

Ⅵ:公式に基づいた断り方（シチュエーション別）

❶感謝→❷できない理由→❸クッション言葉＋断る→❹代替案or次に繋げるトーク

1:上司からの飲みのお誘い

1. お誘いありがとうございます。
2. ただ本日は予定が入っており
3. 残念ですが都合がつきません
4. また別日によろしくお願いします。

２:上司から今日中にAという仕事をして欲しいと頼まれた

1. お声かけていただき、ありがとうございます。
2. ただ、本日は〇〇という仕事を抱えており
3. あいにくお受けできない状況です。
4. 明日の午前ならできますが、いかがでしょうか。

3 : 会社の先輩にランチに誘われた

1. 誘ってくれてありがとうございます。
2. ただ、まだ仕事が終わっていなくて
3. 申し訳ないのですが行けそうもないです。
4. 来週になれば落ち着きそうですが、その頃どうでしょう？

※断る為のフレーズは、相手を不快にさせない事を最優先に選択しましょう。また対面で断る時は、言葉以外にジェスチャーや表情をつくる事も大切です。申し訳なさそうに頭を下げて謝罪をするなどはとても効果的です。

いかがでしたでしょうか。ビジネスの上でさまざまな場面で断るというケースがあります。上手な断り方の公式を活用して、断り上手になり良好な人間関係を築いてください。

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4月1日 （火） レクリエーション／パソコン講座「windows基礎」

4月2日 （水） コミュニケーション

4月3日 （木） 実践軽作業／ストレスマネジメント

4月4日 （金） 実務パソコン

4月5日 （土） ボードゲームを作ろう

4月6日 （日） 休所日

4月7日 （月） 自己表現／タイピング検定

4月8日 （火） レクリエーション／パソコン講座「windows基礎」

4月9日 （水） ビジネスマナー／コミュニケーション

4月10日 （木） 実践軽作業／ストレスマネジメント

4月11日 （金） アンガーマネジメント／実務パソコン

4月12日 （土） プロレスフィットネス

4月13日 （日） 休所日

4月14日 （月） タイピング検定

4月15日 （火） レクリエーション／パソコン講座「windows基礎」

4月16日 （水） 生活習慣／コミュニケーション

4月17日 （木） 実践軽作業／ストレスマネジメント

4月18日 （金） 実務パソコン

4月19日 （土） ポップコーンシネマ

4月20日 （日） 休所日

4月21日 （月） ボディメンテナンス／タイピング検定

4月22日 （火） 避難訓練／就活準備

4月23日 （水） 生活習慣／コミュニケーション

4月24日 （木） 実践軽作業／ストレスマネジメント

4月25日 （金） 実務パソコン

4月26日 （土） カウンセリング

4月27日 （日） 休所日

4月28日 （月） タイピング検定

4月29日 （火） スペシャル創作活動

4月30日 （水） レクリエーション／コミュニケーション

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